Weniger Störungen, geringere Kosten, höhere Mitarbeiterzufriedenheit beim Handelsunternehmen tegut...

Störanfällige Drucker, Durcheinander in der Ablage, unflexible Druckmöglichkeiten: Die Output-Infrastruktur der tegut… gute Lebensmittel GmbH & Co. KG in Zentrale und Logistik war veraltet und sollte unter der Zielsetzung geringerer Kosten bei mehr Performance völlig neu aufgestellt werden. Erfolgreich umgesetzt wurde das Projekt mit FleetMotion Follow & Security durch die Experten von Weinrich.

Tegut… ist ein Handelsunternehmen mit rund 280 Lebensmittelmärkten und beschäftigt 6.800 Mitarbeiter. Für die Bereiche Zentrale und Logistik in Fulda sollte eine Druckerlandschaft errichtet werden, die zum einen die Anforderungen der Anwender berücksichtigt, zum anderen aber auch Vorteile hinsichtlich Kosten, Wartungsaufwand und Datensicherheit bringen sollte.

 

„Unsere Geräte waren veraltet und sehr störanfällig“, erinnert sich Stefan Hähnlein, Teamleiter Kundenservice Prozesse in der IT-Abteilung bei tegut… „Sehr kompliziert in der Wartung war zudem unsere äußerst heterogene Druckerlandschaft aus 60 Geräten von 5 Herstellern. Auch das Durcheinander in den Druckablagen aus vergessenen oder vermischten Druckaufträgen wollten wir beseitigen und damit für mehr Datensicherheit und Diskretion beim Drucken sorgen.“ Ebenfalls gewünscht war, eine Druckmöglichkeit für Gäste und von mobilen Endgeräten zu schaffen.

Tegut

Mehr Effizienz in der Druckerlandschaft

Um zukünftig bequem drucken, scannen und kopieren zu können, wurden bei tegut… insgesamt 56 Geräte angeschafft und in den unterschiedlichen Abteilungen aufgestellt. Damit hat sich die Gesamtzahl der Drucksysteme, aber auch die Modellvielfalt reduziert – und sogar die Umwelt profitiert von der Modernisierung. Zudem installierten die Experten von Weinrich einen universellen Druckertreiber für alle angebundenen Geräte, der die Bedienung für Anwender vereinheitlicht und das Handling durch die IT-Mitarbeiter bei tegut… erheblich vereinfacht. Ebenfalls eingerichtet wurde die sogenannte OCR-Funktion, die automatisiert Texte in Dokumenten erkennt und für die weitere Verarbeitung digital umwandelt. 

Mit FleetMotion passt auch die DSGVO

Die neue Druckerlösung erfüllt die Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bereits seit Jahren. „Für uns ist das eine Erleichterung“, kommentiert Stefan Hähnlein, denn IT-Sicherheit ist auch bei tegut… ein besonders sensibles Thema. „Drucker und Multifunktionsgeräte sind bei uns fester Bestandteil der Office-IT, was besonders hohe Sicherheitsanforderungen an die Auswahl der Geräte und deren Konfiguration stellte“. Doch auch die ausgedruckten Daten sollten in ein sicheres Gesamtkonzept eingebunden werden. Druckaufträge werden heute solange am Printserver vorgehalten und erst dann gedruckt, wenn der Mitarbeiter diesen am Drucker selbst auslöst. Dies erfolgt durch eine benutzerindividuelle PIN-Authentifizierung. Dabei kann der Mitarbeiter jedes Gerät in den tegut… Gebäuden nutzen. Das Drucken von Mobilgeräten aus oder durch Gäste konnte über die neue Lösung ebenfalls umgesetzt werden. 

Störungen beheben, bevor sie entstehen

„Durch das komfortable Servicemanagement von FleetMotion erfolgen Wartung und Störungsbehebung nun durch die Experten von Weinrich – und zwar bevor ein Problem auftritt“, erklärt Stefan Hähnlein. Durch Sensoren in den Geräten sehen die Techniker frühzeitig, wo zum Beispiel ein Teil ausgetauscht werden muss bevor die Störung auftritt. „Wir haben heute deutlich weniger Störungen durch Papierstau“, bestätigt Stefan Hähnlein. „Auch die Zahl der Fehlermeldungen in Verbindung mit den Drucksystemen ist insgesamt um mehr als 50 Prozent zurückgegangen. Zudem sind sie schneller behoben.“ Ebenfalls im Servicepaket inkludiert ist das automatisierte Befüllen der Geräte mit neuem Toner, bevor dieser leer ist. Auch die umweltgerechte Entsorgung der Kartuschen ist kein Thema mehr. 

Mit Kreativität zu mehr Anwendersensibilität

Rückblickend ist tegut… sehr zufrieden mit der neuen Gesamtlösung. „Die höhere Druckgeschwindigkeit kommt bei den Mitarbeitern sehr gut an und auch, dass Druckjobs an jedem Drucker abgeholt werden können“, erklärt Stefan Hähnlein. Ein Ziel aber, nämlich die Reduzierung der Zahl der Ausdrucke, hat tegut… noch auf der Agenda und dafür eine kreative Lösungsidee entwickelt: „Wir haben vor kurzem zwischen unseren Abteilungen einen Wettbewerb wer die meisten Ausdrucke einspart gestartet“, erklärt Stefan Hähnlein mit einem Lächeln. Denn auch tegut… ist klar, dass das volle Potenzial eines hoch effektiven Drucksystems vor allem dann ausgeschöpft werden kann, wenn auch dessen Anwender sparsam mit den Druckaufträgen umgehen.

Erfolgsbilanz des neuen Drucksystems

  • Deutlich weniger Störungen durch Papierstau

  • Störmeldungen durch das Drucksystem sind um mehr als 50 % zurückgegangen

  • Die Zeiten für die Störungsbehebung wurden erheblich verkürzt

  • Die Druckkosten pro Seite wurden gesenkt

  • Energieverbrauch, Feinstaub- und Lärmbelastung wurden reduziert

  • Verwaltungsaufwand hinsichtlich Abrechnungsprozess und Kostenzuordnung wurde reduziert

  • Druckgeschwindigkeit hat sich erhöht

  • Individuelles Reporting erlaubt Kostentransparenz