Wie die Firma Mehler jetzt Skontofristen einhält, den Rechnungseingangs- und Freigabeprozess beschleunigt und die Ausschöpfung der Lieferanten-Skonti dauerhaft sicherstellt

Bei rund 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr macht es einen spürbaren Unterschied, ob Skontofristen eingehalten werden oder nicht. Die Firma Mehler wollte den Rechnungseingangs- und -freigabeprozess beschleunigen und die Ausschöpfung der Lieferanten-Skonti dauerhaft sicherstellen und führte daher mit den Experten von Weinrich ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein.

Die Firma Mehler gehört zum Segment „engineered products“ der börsennotierten KAP Gruppe und zählt mit ihren neun Standorten auf drei Kontinenten zu den weltweit führenden Herstellern von innovativen technischen Textilien. In Deutschland beschäftigt das Unternehmen an den Standorten Fulda und Hessisch-Lichtenau insgesamt ca. 270 Mitarbeiter. Während Hessisch-Lichtenau ein reiner Produktionsstandort ist, befindet sich die Hauptverwaltung inkl. der Finanzabteilung des Kunden in Fulda. Um den Rechnungseingangs-Workflow vor allem auch zwischen den beiden Standorten zu beschleunigen und zu verschlanken, entschied sich das Unternehmen im Frühjahr 2019 für das modular aufgebaute DMS der Firma ELO. Geplant und umgesetzt wurde das Projekt von WEINRICH.

Mehler

Schrittweise Digitalisierung

„Wir arbeiten schon seit vielen Jahren mit Weinrich zusammen“, erklärt Michael Lasslop, Prokurist der Firma Mehler. Gestartet vor einigen Jahren mit einem zentralen Einkaufsportal für Büromaterial, Visitenkarten und C-Artikel, erfolgte im Anschluss daran die Einführung einer modernen Druckerlösung, in deren Folge die Anzahl der Ausgabegeräte um die Hälfte und Verbrauchsmaterialien erheblich reduziert werden konnten. Nun wurde das vorhandene Dokumenten-Management durch ein neues, leistungsfähigeres System ersetzt. Die Umsetzung erfolgte stufenweise. In der Endausbaustufe, die im Herbst 2019 erreicht sein wird, soll das DMS auch vollständig mit SAP integriert sein. „Uns ist es wichtig, interne Prozesse so schlank und flexibel wie möglich zu halten“, bestätigt Michael Lasslop und erklärt damit auch den bereits sehr hohen Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad des Unternehmens.

Zahlungsziele mit Sicherheit einhalten

Zentrales Nutzenargument für Mehler war, den Rechnungseingangs-Workflow schneller, transparenter und einfacher zu machen. Rund 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr hat das Unternehmen über seine zwei Standorte hinweg freizugeben und zu verarbeiten. „Bei dieser Menge an Rechnungen sprechen wir über Skonti in Höhe von mehreren Hunderttausend Euro“, gibt Michael Lasslop zu Bedenken. Konnte die standortübergreifende Freigabe von Rechnungen schon mal ein bis zwei Wochen dauern, benötigt sie heute nur noch wenige Stunden bis Tage. „Mit dem neuen System können wir endlich sicherstellen, dass die strikten Skonti-Fristen eingehalten werden“, bestätigt Michael Lasslop zufrieden.

Erfahrungen im Prozessdesign

Mit Beginn des Projekts galt es, die Anforderungen an die neue Lösung und die Wünsche der Firma Mehler zu erfassen. Bestehende Workflows wurden hinterfragt und neue besprochen. Weinrich war es sehr wichtig, nicht einfach den Ist-Zustand zu digitalisieren, sondern gegebene Prozesse zu analysieren und zu optimieren, um effektivere Wege und Workflows etablieren zu können. „In dieser Hinsicht haben wir von der Expertise von Weinrich sehr profitieren können“, kommentiert Michael Lasslop und ergänzt: „Ein externer Blick ist in einer solchen Situation immer sinnvoll, schließlich haben die Experten schon viele Workflow-Abläufe erstellt und wissen, was funktioniert und was verbessert werden kann.“

Flexible Lösung mit schlanken und sicheren Prozessen

Mit der neuen Lösung sind Michael Lasslop und seine Mitarbeiter sehr zufrieden: „Das neue System harmonisiert die Prozesse zwischen Fulda und Hessisch-Lichtenau erheblich und erleichtert die Arbeit im Einkauf, in den Fachabteilungen und im Rechnungswesen enorm“. Eingangsrechnungen werden automatisch mit den Bestellungen abgeglichen und zur Prüfung standortübergreifend an die zuständige Person in der Fachabteilung weitergeleitet. Bei Abwesenheit von Mitarbeitern können sehr einfach Vertreterregelungen hinterlegt werden. Rechnungen, die auf irgendwelchen Schreibtischen „liegen bleiben“, gehören damit der Vergangenheit an. Auch die Kontierung der Rechnungen ist über das Tool leicht durchführbar und ermöglicht gute Übersichtlichkeit. Und sollte es bei eingehenden Rechnungen offene Fragen geben, kann das Dokument über eine Clearingstelle manuell weiterbearbeitet werden. Mitarbeiter wiederum können Rechnungen mit digitalen Post-its versehen und so Hinweise oder Anweisungen an Kollegen weitergeben. Auch die Suche nach Dokumenten funktioniert intuitiv, schnell und einfach über Schlüsselbegriffe, Belegnummern oder über Datum, Lieferanten- oder z. B. Bestellnummern.

Modulare Erweiterungsmöglichkeiten

40 bis 50 Mitarbeiter nutzen das neue DMS heute an den Standorten in Fulda und Hessisch-Lichtenau. Und weil Digitalisierung nicht über Nacht geschieht, geht auch Mehler den Ausbau weiterer Automatisierungsmaßnahmen schrittweise an. „Das DMS von ELO ist modular aufgebaut. Das ermöglicht uns, die Digitalisierung Schritt für Schritt umzusetzen. Wenn die Integration mit unserem SAP System vollzogen ist, werden wir darüber nachdenken, die Anwendung zu erweitern und u. a. das Vertragsmanagement-Modul hinzuzufügen“, erklärt Michael Lasslop.

Vorteile des digitalisierten Rechnungseingangs-Workflows

  • Gezielte Einhaltung von Skonto-Fristen

  • Zeitersparnis in der Rechnungsfreigabe

  • Transparente Prozesse

  • Übersichtliche Kontierung der Rechnungen

  • Kein „Verlorengehen“ von Eingangsrechnungen

  • Definierte Vertretungsworkflows bei Urlaub oder Krankheit von Mitarbeitern

  • Leichte Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern

  • Papierloses Büro