Steigende Kosten, Fachkräftemangel, der Trend zu mehr Nachhaltigkeit, die zunehmende Digitalisierung und eine unsichere konjunkturelle und geopolitische Situation, das sind nur einige der Herausforderungen, vor denen Unternehmen derzeit stehen. So gut wie jede Firma ist deshalb bestrebt, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu sparen und an Wettbewerbsfähigkeit zu gewinnen. Smarte Büroprozesse auf der Grundlage hoch moderner Arbeitsplätze können dabei ein wichtiger Faktor sein. Denn damit lassen sich nicht nur Arbeitsabläufe in Büros und in der Verwaltung vereinfachen, sondern so können auch personelle Ressourcen in einem von Fachkräftemangel geprägten Markt optimiert, die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert und die Kosten gesenkt werden.

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Thorsten Diemer, Geschäftsführer

Genau mit diesem Thema beschäftigt sich die in Fulda ansässige Weinrich Gruppe seit fast 100 Jahren. Das in der dritten Generation familiengeführte Unternehmen mit inzwischen über sieben Standorten in Hessen und Thüringen agiert trotz seiner langjährigen Erfahrung aber noch immer wie ein Startup. Denn tatsächlich zählt die Firma, die sich ganz auf intelligente Office-Lösungen und den modernen Arbeitsplatz von morgen spezialisiert hat, auch im Zeitalter der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz zu den Qualitätsführern im Bereich Büromanagement.

Effiziente Bürowelten schaffen

Konkret realisiert die Weinrich Gruppe für ihre Kunden durch den Einsatz innovativer Technologie und digitale Lösungen eine effiziente und zuverlässige Bürowelt. Zu den Kunden zählen unter anderem Banken und Versicherungen, Kanzleien, öffentliche Auftraggeber mit Büros und Verwaltungen, Industrie- und Produktionsunternehmen und letztlich alle Kunden mit einem hohen Verwaltungsaufwand. Im Mittelpunkt stehen stets die Mitarbeiter, die dank innovativer Produkte und Dienstleistungen täglich anfallende Aufgaben einfacher und effizienter erledigen können. Zum Beispiel im Bereich Dokumentenmanagementsysteme (DMS), das elektronische Dokumente aller Art verwaltet. Damit lässt sich der Prozess des Erstellens, Bearbeitens und Versionierens bis zum zentralen Speichern von Dokumenten standardisieren. Richtig umgesetzt bietet das zahlreiche Vorteile: Dazu zählen die sichere und rechtskonforme sowie automatisierte Ablage von Dokumenten, der mobile Zugriff darauf sowie ein hohes Maß an Transparenz. Auch erleichtert eine digitale Verwaltung die Zusammenarbeit in einem Unternehmen und ist damit eine Basis für kurze Entscheidungswege.

Büroumgebung optimieren

Zudem arbeitet die Weinrich Gruppe mit anerkannten Partnern wie ELO und Kyocera zusammen, bildet papierbasierte Dokumentenprozesse rund um Druck- und Multifunktionssysteme ab, bietet Services wie Cloud- und WLAN-Lösungen im Bereich IT-Infrastruktur sowie Microsoft 365, die Optimierung der Beschaffungsprozesse für Verbrauchsmaterial oder die Gestaltung von New-Work-Arbeitsplätzen. Ohne Frage bieten die neuen technischen Möglichkeiten in einer sich verändernden Arbeitswelt so eine optimale
Büroumgebung – was zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt. Und das ist für Unternehmen letztlich ein entscheidender Faktor, um auch durch ein von großer Unsicherheit geprägtes Umfeld zu navigieren.